Yvonne Vertes von Sikorszky: Prozessoptimierung mit Business Process Management (BPM)

Yvonne Vertes von Sikorszky beleuchtet, wie Business Process Management (BPM) zur systematischen Optimierung unternehmensinterner Abläufe beiträgt.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Prozesse effizienter, transparenter und kundenorientierter zu gestalten. Yvonne Vertes von Sikorszky zeigt, wie Business Process Management (BPM) als strukturierter Ansatz dabei unterstützt, Schwachstellen zu identifizieren, Abläufe zu standardisieren und langfristige Effizienzgewinne zu erzielen. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht nur technische Tools, sondern vor allem methodisches Denken, klare Verantwortlichkeiten und kontinuierliche Verbesserung.

Steigende Komplexität, zunehmender Wettbewerbsdruck und die Erwartung an digitale Reaktionsfähigkeit fordern Unternehmen heraus. Yvonne Vertes von Sikorszky verweist darauf, dass Business Process Management (BPM) einen strategischen Ansatz darstellt, um Prozesse ganzheitlich zu analysieren, zu modellieren und zu optimieren. Ziel ist es, Unternehmensabläufe so zu gestalten, dass sie flexibel, effizient und nachvollziehbar werden. BPM schafft die Grundlage für digitale Transformation und nachhaltige Wertschöpfung – indem Prozesse nicht nur automatisiert, sondern systematisch verbessert werden. Erfolgreiches BPM ist ein Zusammenspiel aus Strategie, Technologie und Kultur.

Die Grundlagen von Business Process Management

Business Process Management basiert auf dem Verständnis, dass jeder Ablauf im Unternehmen – von der Bestellung über die Rechnungsstellung bis zur Kundenbetreuung – als strukturierter Prozess dargestellt und analysiert werden kann. Ziel ist es, diese Prozesse so zu gestalten, dass sie effizient, transparent und anpassbar sind. Dabei handelt es sich nicht um einmalige Maßnahmen, sondern um einen kontinuierlichen Managementzyklus.

Im Zentrum steht die systematische Auseinandersetzung mit dem Ist-Zustand: Welche Schritte sind erforderlich, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen? Wo entstehen Engpässe, Redundanzen oder unnötige Schnittstellen? Auf dieser Basis erfolgt eine Neugestaltung der Abläufe – sei es durch Vereinfachung, Digitalisierung oder eine veränderte Rollenverteilung. Prozesse werden so nicht nur schneller, sondern auch robuster gegenüber Veränderungen im Markt oder in der Organisation.

Die organisatorische Einbettung von BPM

Damit Business Process Management wirksam wird, muss es organisatorisch verankert sein. Es reicht nicht aus, einzelne Prozesse zu digitalisieren oder neue Tools einzuführen. Vielmehr braucht es ein gemeinsames Verständnis über die Bedeutung von Prozessen im Gesamtzusammenhang.

Yvonne von Vertes weist darauf hin, dass hierfür klare Zuständigkeiten notwendig sind. Wer trägt Verantwortung für einen Prozess? Wer misst die Qualität und Effizienz? Wer sorgt für laufende Weiterentwicklung? Diese Fragen sind entscheidend, um BPM nicht in Einzelmaßnahmen versanden zu lassen.

Darüber hinaus ist die Unterstützung durch das Management unerlässlich. Strategische Prozessziele müssen mit der Unternehmensvision verbunden und operativ greifbar gemacht werden. Nur wenn Führungskräfte die Bedeutung von Prozessqualität betonen und entsprechende Ressourcen bereitstellen, kann sich BPM als wirkungsvolles Steuerungsinstrument etablieren.

Yvonne Vertes von Sikorszky über den Kulturwandel durch Prozessmanagement

Ein zentraler Aspekt erfolgreicher Prozessoptimierung ist die Bereitschaft, eingefahrene Wege zu verlassen. Yvonne Vertes betont, dass BPM nicht nur methodisch, sondern auch kulturell verankert werden muss. In vielen Organisationen besteht die Tendenz, bestehende Abläufe nicht infrage zu stellen. Prozesse „laufen schon immer so“ – diese Haltung verhindert jedoch Innovation und Fortschritt.

Die Einführung eines prozessorientierten Denkens bedeutet, Verantwortung entlang von Wertschöpfungsketten zu denken – nicht entlang von Abteilungsgrenzen. Statt einzelne Aufgaben abzuarbeiten, geht es darum, End-to-End-Verantwortung zu übernehmen. Das fördert nicht nur Effizienz, sondern auch die Identifikation der Mitarbeitenden mit den Ergebnissen ihrer Arbeit.

Kulturveränderung braucht Zeit. Unternehmen sollten Erfolge sichtbar machen, Feedback aktiv einholen und regelmäßig kommunizieren, welche Fortschritte erzielt wurden. So entsteht ein gemeinsames Prozessverständnis, das auf Zusammenarbeit, Offenheit und kontinuierlicher Verbesserung basiert.

Digitale Tools gezielt einsetzen

Die Digitalisierung hat das Potenzial von BPM in den letzten Jahren deutlich erweitert. Moderne Softwarelösungen ermöglichen es, Prozesse nicht nur zu modellieren, sondern auch automatisiert zu steuern und in Echtzeit zu überwachen. Doch nicht jedes digitale Tool führt automatisch zu besseren Prozessen.

Yvonne Vertes von Sikorszky betont, dass Technik erst dann sinnvoll ist, wenn der zugrunde liegende Prozess verstanden und optimiert wurde. Ohne saubere Prozesse nützt die beste Automatisierungslösung wenig. Vielmehr droht die Gefahr, bestehende Schwächen nur schneller auszuführen. Die digitale Unterstützung muss deshalb integrativ gedacht werden – sie darf nicht die Prozesse dominieren, sondern soll sie unterstützen.

Wichtiger ist zunächst die methodische Grundlage: Prozesse müssen visualisiert, analysiert und priorisiert werden. Erst danach entscheidet sich, welche Technologien sinnvoll ergänzen – etwa in Form von Workflow-Engines, RPA-Bots oder Datenanalyse-Tools.

Zwei Erfolgsfaktoren: Transparenz und Beteiligung

Ein häufig unterschätzter Aspekt bei der Einführung von BPM ist die Kommunikation. Wenn Prozesse neu gestaltet werden, betrifft das oft viele Bereiche gleichzeitig – vom Vertrieb über die Buchhaltung bis zur IT. Transparenz ist daher essenziell: Wer versteht, warum ein Prozess verändert wird, akzeptiert Veränderungen eher und bringt sich aktiv ein.

Beteiligung bedeutet in diesem Zusammenhang nicht basisdemokratische Entscheidungen, sondern gezieltes Einbeziehen von Wissensträgern. Wer täglich in einem Prozess arbeitet, kennt Schwachstellen oft besser als jede externe Analyse. Dieses Erfahrungswissen muss systematisch abgefragt und in die Gestaltung einbezogen werden.

Yvonne Vertes von Sikorsky betont, dass durch frühzeitige Kommunikation und klare Zielbilder auch kritische Stimmen besser eingebunden werden können. So entsteht ein konstruktives Klima, das den Wandel unterstützt.

Prozesskennzahlen und Erfolgsmessung

Prozesse lassen sich nicht nur gestalten, sondern auch messen. Die Auswahl geeigneter Kennzahlen ist dabei entscheidend. Nicht jede Zahl ist relevant – wichtig ist, dass sie Aufschluss über Effizienz, Qualität und Kundenorientierung gibt. Typische Kennzahlen sind Bearbeitungszeiten, Durchlaufgeschwindigkeit, Fehlerquoten oder Rückfragen pro Vorgang. Doch auch qualitative Indikatoren wie Zufriedenheit interner Nutzer oder Schnittstellenprobleme sind relevant. Die Kombination aus harten und weichen Kennzahlen ergibt ein ganzheitliches Bild. Diese Messwerte dienen nicht der Kontrolle, sondern der Steuerung. Nur wenn klar ist, wo Prozesse ins Stocken geraten, lassen sich gezielt Maßnahmen ableiten. Yvonne Vertes sieht darin einen entscheidenden Hebel für eine lernende Organisation – denn was gemessen wird, wird auch verbessert.

Vorteile der Prozessoptimierung mit BPM

Unternehmen, die Business Process Management systematisch betreiben, profitieren langfristig in zahlreichen Bereichen:

• Höhere Effizienz: Ressourcen werden besser genutzt, unnötige Arbeitsschritte entfallen.
• Bessere Qualität: Standardisierte Abläufe reduzieren Fehler und Nacharbeiten.
• Kundenzufriedenheit: Schnellere Reaktionen und transparente Abläufe steigern die Servicequalität.
• Kostenreduktion: Weniger Reibungsverluste führen zu niedrigeren Prozesskosten.
• Skalierbarkeit: Klar definierte Prozesse lassen sich leichter auf neue Standorte oder Geschäftsbereiche übertragen.
• Agilität: Flexibel gestaltete Prozesse reagieren schneller auf Marktveränderungen.
• Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen werden resilienter und handlungsfähiger.

Diese Vorteile zeigen sich nicht sofort, sondern über die Zeit – vor allem, wenn BPM nicht als Projekt, sondern als dauerhafte Managementdisziplin verstanden wird.

Verankerung im Unternehmensalltag

Damit BPM langfristig Wirkung entfalten kann, muss es in die täglichen Routinen und Entscheidungsprozesse integriert werden. Dazu gehören regelmäßige Prozessreviews, klare Rollen wie Prozessverantwortliche sowie die Einbindung von Prozesszielen in Zielvereinbarungen und Entwicklungspläne.

Yvonne Vertes empfiehlt, BPM nicht als zusätzliche Aufgabe zu behandeln, sondern als Teil der regulären Führungstätigkeit. Nur so lässt sich vermeiden, dass Prozessarbeit im Tagesgeschäft untergeht. Die Integration in Steuerungsinstrumente wie Controlling, IT-Strategie und Personalentwicklung ist dabei ein zentraler Hebel.

Prozessdenken als Zukunftskompetenz

Der globale Wettbewerb, kürzere Innovationszyklen und die steigende Komplexität in Lieferketten machen deutlich: Unternehmen müssen ihre Abläufe beherrschen, gestalten und fortlaufend anpassen können. Business Process Management bietet dafür die notwendige Struktur – vorausgesetzt, es wird strategisch angelegt und organisatorisch verankert.

Yvonne Vertes von Sikorszky sieht in BPM nicht nur ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung, sondern eine Schlüsselkompetenz für langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die in Prozesskompetenz investieren, stärken nicht nur ihre internen Strukturen, sondern verbessern auch ihre Fähigkeit, sich an neue Anforderungen anzupassen und ihre Ziele konsequent umzusetzen.